Dans le cadre du passage aux CSE, les CE devront se soumettre à des formalités organisationnelles, administratives et comptables pour la dévolution de leurs biens au CSE. Quelles sont-elles ? Comment s’y préparer ?
1/ Quelle est le cadre juridique du transfert du patrimoine du CE au CSE ?
L’ordonnance relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise prévoit que « l’ensemble des biens, droits et obligations, créances et dettes des :
- CE,
- comités d’établissement,
- CCE,
- délégations uniques du personnel,
- CHSCT
- et autres instances regroupées dans les entreprises d’au moins 300 salariés,
sont transférés de plein droit et en pleine propriété aux comités sociaux et économiques mis en place au terme des mandats en cours des instances précitées et au plus tard au 31 décembre 2019. Ce transfert s’effectue à titre gratuit lors de la mise en place des CSE ».
2/ Quelles étapes à suivre pour la dévolution des biens du CE ?
Etape 1 : Définir les règles de transfert et de répartition du patrimoine
Lorsque le périmètre des anciens CE ne correspond pas à celui des futurs CSE, aucune règle juridique ne prévoit les modalités de répartition du patrimoine. Aussi, chaque CE pourrait adopter arbitrairement modalités de transfert de son patrimoine. Nous recommandons un accord entre les différentes CE/OS pour définir les modalités de répartition du patrimoine. Les options de répartition possible :
- la plus simple est celle fonction des effectifs transférés.
- Néanmoins, la masse salariale des effectifs transférés pourraient également servir de base de répartition.
Par ailleurs, le CE peut décider de vendre ou de mettre en rebus le matériel obsolète selon des règles à préciser.
Etape 2 : Arrêté et approbation des comptes à la date des élections
Avant la date des élections et de transmission des pouvoirs, les trésoriers des précédents comités d’établissement devront établir les états financiers :
- Un état des dépenses et recettes sur la période
- la liste des créances à recevoir (subvention et participations salariés restant à recevoir…)
- Un point sur les dettes à payer (contrat sur plusieurs années, activités déjà engagées…).
- Un inventaire des immobilisations (biens que possèdent le C.E.) et des stocks (billetterie, chèques cadeaux…)
- Un inventaire de caisse
- la liste des contrats qui resteront valable après le passage au CSE
LLe dernier CE avant les élections devra de valider, par vote majoritaire :
- les comptes du CE
- la répartition et le transfert du patrimoine du CE aux prochains CSE selon les modalités arrêtées à l’étape 1
- la désignation d’une personne du CE (le trésorier) pour assurer la gestion intérimaire, notamment le règlement des fournisseurs, jusqu’à la prise de fonction des élus des CSE.
Etape 3 : Transfert de la responsabilité de tous les comptes bancaires au nouveau trésorier
Après les élections, la première réunion de mise en place des CSE, devra statuer sur les affectations des patrimoines reçus des ex CE. Les anciens trésoriers et/ou secrétaires devront avec les nouveaux trésoriers/secrétaires organiser un transfert de la responsabilité sur les comptes bancaires.
Pour ce faire, les ex trésoriers devront préparer :
- la liste des comptes bancaires des ex CE
- les relevés bancaires reçus depuis le début de l’année
- un état de rapprochement bancaire faisant apparaitre clairement les opérations non dénouées (chèques non encaissées, …)
- les chéquiers (ainsi que les souches), les cartes bancaires et la caisse
- et organiser le changement des droits et des signatures sur les comptes avec le nouveau trésorier
Le bureau du nouveau CSE avec le nouveau trésorier devra décider :
- Des comptes bancaires à conserver.
- Des nouveaux comptes à ouvrir. Il est préférable d’ouvrir les comptes bancaires dans la ville où le nouveau CE organise ses réunions
- Les autres comptes devront être clôturés
Etape 4 : Organisation comptable du nouveau CSE
Le nouveau CSE devra :
- Faire la demande d’un local, en accord avec la législation sur le fonctionnement des CSE
- Récupérer et classer les archives des 10 dernières années des précédents CE
- Adopter un règlement intérieur qui devra préciser les règles du fonctionnement financier et comptable : dépositaires des signatures des comptes, règles d’autorisation des dépenses, ….
- Préparer un budget pour couvrir ses activités sur le reste de l’année en cours
3/ Est-il obligatoire de procéder à la clôture des comptes du CE pour effectuer la dévolution des biens du CE ?
Pour des raisons d’économies, plusieurs CE se posent la question de l’intérêt de clôturer des comptes alors que les élections sont proches de la fin d’année. Dans ces cas, nous recommandons :
- Une décision prise par vote au dernier CE de décaler la clôture à la fin de l’année. Dans l’absolu, il faudrait que toutes les OS et la direction soit d’accord pour éviter les contestations ultérieures.
- La désignation des ex secrétaire et trésorier pour suivre les affaires courantes jusqu’aux élections et pour faciliter la transmission de la gestion au nouveau bureau
Ainsi, à notre avis, si aucune organisation syndicales ou l’employeur ne s’y oppose, vous pourriez réaliser la clôture des comptes à la fin de l’année.
4/ Faut-il faire appel à un expert comptable ?
Les ordonnances n’exigent pas le recours à un expert comptable pour le clôture des comptes dans le cadre du passage au CSE. Néanmoins, nous vous conseillons de recourir à une assistance comptable pour les raisons suivantes :
- Dans le cas d’un CE qui dispose d’une simple comptabilité de trésorerie. Il conviendra de retraiter l’information comptable pour faire apparaître les créances et dettes du CE et réaliser un rapprochement bancaire (en effet, un CE, avec des disponibilités bancaires en apparence importantes mais qui est très endetté car il n’a pas réglé ses fournisseurs, peut être àécouvert le jour de la dévolution).
- Dans le cas d’une comptabilité d’engagement. Les opérations (recettes et dépenses) sont prises en compte dès qu’elles sont certaines dans leur principe et déterminées dans leur montant, cela même si elles ne sont pas encore payées. Dans ce cadre, l’information comptable fait déjà apparaître les dettes et créances.
L’expert-comptable pourra attester la cohérence et la vraisemblance des états financiers du CE et le montant des biens transférés dans le cadre de la dévolution. Il s’assurera dans ce cadre que les engagements en cours (donnés et reçus) sont exhaustifs.
5/ Est-il possible de transférer une partie du budget de fonctionnement du CE vers le budget des ASC du CSE ?
L’ordonnance « balai » du 20 décembre 2017 précise que :
- lors de leur dernière réunion, les anciennes instances décident de l’affectation des biens de toute nature dont elles disposent à destination du futur CSE et, le cas échéant, les conditions de transfert des droits et obligations, créances et dettes relatifs aux activités transférées ;
- lors de sa première réunion, le CSE décide à la majorité de ses membres, soit d’accepter les affectations prévues par les anciennes instances, soit, de décider d’affectations différentes.
Certains considèrent que cette stipulation est une autorisation de transfert des réserves du budget de fonctionnement vers le budget des activités socio-culturelles. A notre avis, il s’agit simplement de décider :
- si le détail des budgets votés par activité par le CE pour l’année est maintenu ou si le CSE souhaite le revoir (sous réserves des engagements contractuels du CE avec les fournisseurs : ces engagements s’imposent au CSE).
- et éventuellement de faire une répartition si l’établissement initial est fractionné en plusieurs établissements lors du passage au CSE.
Comme la loi n’est pas précise sur la destination des « affectations », plusieurs CE s’engouffrent dans la brèche et transfèrent des fonds du fonctionnement vers les OS lors su passage au CSE. Ce n’est pas notre interpretation.
6/ Sera t-il possible d’effectuer un tel transfert entre les différents budgets du CSE ?
Cependant, après le passage au CSE, la loi autorise le transfert entre les budgets dans les conditions suivantes :
- A hauteur de 10% du reliquat par exercice ( il ne s’agit donc pas des réserves)
- Possibilité du transfert dans les 2 sens
- Attention ! Le transfert du fonctionnement vers les ASC prive le CSE de la prérogative de faire financer 100% du coût de certaines expertises par l’employeur.
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