Dans le cadre des activités sociales et culturelles, l’accès des salariés et de leur famille aux vacances et loisirs est un thème important pour le CSE. D’ordinaire, plusieurs options s’offrent au CSE : organisation d’un voyage ou d’une colonie de vacances, participation (remboursement de tout ou partie des frais d’hébergement, d’activités, de colonies de vacances…) ou encore distribution de chèques-vacances.
Chacune de ces prestations génère des avantages et des inconvénients pour le CSE en termes d’organisation, de temps, de coût etc…
Toutefois, la crise sanitaire actuelle remet fortement en cause le bon déroulement des prochaines vacances d’été. Ainsi, dans ce contexte incertain, la distribution de chèques-vacances par le CSE apparait comme la meilleure alternative.
Les atouts des chèques-vacances du CSE
En effet, les chèques-vacances possèdent de nombreux avantages :
- Les chèques-vacances sont valables 2 ans en plus de son année d’émission et sont échangeables en fin de validité, sous 3 mois. Ce point est d’autant plus intéressant cette année où les vacances d’été sont incertaines. En effet, les chèques-vacances pourront être utilisés plus tard.
- Bien que le titre soit nominatif, toute la famille peut l’utiliser.
- Ils sont acceptés dans plus de 200 000 points d’accueil[i] et permettent aux salariés d’accéder à une offre très large de prestations dans le domaine des vacances et des loisirs :
- Transport (train, avion…),
- Hébergement (gîtes, hôtels…),
- Restauration,
- Sport (location de ski, bowling, base de loisirs…)
- Et activités de loisirs (musées, parcs d’attraction…).
La mise en place des chèques-vacances par le CSE
1. Définir la politique sociale
Les élus devront définir librement, en fonction de la politique sociale qu’ils entendent mener, des critères déterminant le montant d’attribution des chèques vacances, sous réserve toutefois de l’absence de discrimination (c’est-à-dire sans distinction tenant à la personne, à la catégorie professionnelle, à la durée de travail ou à l’affiliation syndicale du salarié).
2. Budgétiser le coût global de cette activité
Dans un premier temps, le bureau estimera le budget global qu’il souhaite allouer pour cette activité. Ensuite, le CSE déterminera la périodicité : les chèques-vacances pourront être proposés une ou plusieurs fois par an, tout au long de l’année. Puis, il choisira le montant des chèques-vacances[ii] ainsi que le mode de financement. Pour cela il aura le choix entre deux formules :
- L’attribution sans participation des salariés : Cette option est particulièrement pertinente cette année. Ainsi, les salariés n’auront pas à envoyer leur règlement au CSE (ce qui peut s’avérer compliqué en cette période de confinement). En outre, ce choix permet également de toucher un panel de salariés plus important : tous les salariés pourront bénéficier des chèques vacances. D’autant plus que, cette année, cet avantage sera particulièrement apprécié par les salariés impactés par une baisse de salaire (en cas de mise au chômage partiel). Cependant, pour une question budgétaire, le montant des chèques-vacances sera inférieur au montant des chèques-vacances distribués avec participation des salariés car c’est une mesure dite « automatique » (qui touche tous les salariés).
- L’attribution avec participation des salariés, selon des critères qu’il a définis. Le paiement du salarié peut s’échelonner sur une période déterminée par le CSE. Pendant le confinement, le mode de paiement à privilégier est le virement. Cette option est consommatrice de temps pour les élus. Toutefois, le CSE pourra délivrer un montant supérieur car tous les salariés ne participeront pas à cette activité.
3. Organiser la distribution
En général, le CSE distribue les chèques-vacances dans les locaux de l’entreprise. Toutefois, pendant le confinement, de nombreux CSE ont suspendu leurs activités. Afin de pouvoir organiser sereinement la distribution des chèques-vacances, les élus peuvent décider de reporter cette distribution à la fin du confinement.
Ou alors, les chèques-vacances peuvent être envoyés directement au domicile des bénéficiaires.
Le régime social applicable
Afin de bénéficier de l’exonération des charges sociales, le CSE doit octroyer les chèques-vacances selon des critères non discriminatoires, qu’il détermine librement et sans intervention de l’employeur. par ailleurs, l’URSSAF précise sur son site que « le principe de non-discrimination interdit au CSE d’attribuer cet avantage en contrepartie de l’atteinte d’objectifs professionnels liés au contrat de travail ».
Les élus peuvent décider de mettre en place un critère en fonction de l’ancienneté des salariés. Toutefois, ce critère ne doit pas exclure toute une catégorie de salariés (exemple : CDD, stagiaires…).
A noter :
- Il n’y a pas de plafond fiscal, le CSE peut donner le montant qu’il souhaite,
- Les salariés doivent être encore présents dans l’entreprise au moment de la distribution,
- N’oubliez pas de faire émarger les salariés lors de la distribution.
- Gardez les accusés de réception en cas d’envois postaux.
- Dans le cas d’un financement conjoint entre l’employeur et le CSE, la participation du CSE constitue une rémunération soumise à cotisations. Cette option est à éviter.
Élus du CSE, vous avez besoin d’aide pour définir les critères d’attribution ou pour estimer le budget pour les chèques-vacances ? Contactez-nous !
[i] auprès des prestataires ayant signé une convention avec l’ANCV ( l’Agence Nationale des Chèques-Vacances) (Voir code du Tourisme art. L. 411-1 à L. 411-12 et R. 411-1 à R. 411-8)
[ii] Les chèques-vacances sont sous forme de coupures physiques de 10, 20, 25 ou 50 euros ou d’« e-chèque-vacances » dématérialisés de 60 euros